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電腦辦公文員行業(yè)新聞：關(guān)于文職工作的防錯及其它
昨天我犯了一個致命的錯誤，竟然將給客戶的報(bào)價，發(fā)到了供應(yīng)商那里去。供應(yīng)商一瞬間就知道了我們的利潤空間和客戶是誰。
zui初，我不太相信這個錯是我犯的。我覺得，不管誰犯，這種低級錯誤，斷不會出現(xiàn)在我身上。直到供應(yīng)商發(fā)回我傳真的掃描件，鐵證如山，我才相信，這是真的。
沒錯，每個人都會犯錯，我當(dāng)然也會犯錯。但對我而言，做這種工作，防錯機(jī)制是建立在我的骨子里的，我不用思考，就連肢體的記憶，都會按照防錯的程序操作，將供應(yīng)商信息與客戶信息隔離開。但怎么就會出現(xiàn)了呢？
我重新檢查我的操作流程，沒錯，給客戶，我采用的是掃描并電子郵件發(fā)送的方式，給供應(yīng)商，我采用的是傳真方式。之所以這樣操作，就是為了防止出現(xiàn)上述錯誤。
首先，兩者的操作區(qū)域是不同的，掃描區(qū)設(shè)備的中間區(qū)域，而傳真則在設(shè)備的頂端；
其次，不同操作區(qū)的操做方法是不同的，不會因?yàn)閮煞N操作方式太過相似而混淆搞錯；
第三，我是在給供應(yīng)商用掃描件郵件報(bào)價并獲得回簽后，才制作給供應(yīng)商的報(bào)價單，并傳真的，兩種形態(tài)媒介的報(bào)價是沒有辦法混的；
第四，給客戶報(bào)價與供應(yīng)商報(bào)價之間，我特意間隔了兩個小時，就是為了防止連續(xù)操作而混淆出錯。
以上四個條件組合，肯定能有效防止給供應(yīng)商采購單與給客戶的報(bào)價混淆的事。
但這世界上，沒有絕對的事。我們認(rèn)為沒有可能混淆出錯的事，盡然就這樣鬼使神差底出現(xiàn)了。
到底是怎么回事？
仔細(xì)檢查每一個步驟，仍然沒錯。我再嘗試模擬操作，仍然沒錯。一種是掃描郵件，一種是傳真，這兩種方式的操作，不可能是互串的嘛。真是出了鬼了。
整在我抓耳撓腮，一籌莫展的時候，忽然想起，對了，我是先掃描，之后，隔了兩個小時，才傳真的，但我用的是四合一（打印、復(fù)印、掃描、傳真）打印機(jī)，莫非是設(shè)備壞了，亂了，會將掃描件存在那里，在第二次操作的時候，當(dāng)傳真件發(fā)出去？
似乎有可能。但模擬給朋友發(fā)了一封傳真，沒有出現(xiàn)同樣的情況。在往下取掃描件的時候，我忽然心頭一動，莫非掃描儀也可以發(fā)傳真？如果是這樣，邏輯就通了。因?yàn)槲疑衔绮捎玫氖菕呙瑁挛缬玫氖莻髡?，可能掃描儀里的件沒有拿出來，傳真時，若設(shè)備自動默認(rèn)優(yōu)先發(fā)送掃描儀中的件，再發(fā)送傳真機(jī)上的件，就有可能出現(xiàn)我今天錯發(fā)傳真件的情況了。
一模擬，果然。再查設(shè)備操作說明書，出廠的設(shè)置，果然是優(yōu)先發(fā)送掃描儀中的件為傳真件。
這就講通了。
問題是，為何我上午掃描給客戶的件，隔了兩個小時，才發(fā)送傳真，還將客戶的件發(fā)給供應(yīng)商了？仔細(xì)回想，原來，上午我掃描完給客戶的件，還沒來得及將掃描件取出來，有個緊急電話打進(jìn)來，我沒有把掃描件取出來，就出去了。辦完事，正好是中午，于是吃完了午飯才進(jìn)來。隔了幾個小時，忘了上午掃描的件了，于是就出現(xiàn)了把掃描儀上的件發(fā)到供應(yīng)商那里變傳真件了。
這個事情，在文職操作上而言，其實(shí)是個常見的問題。至少在我工作過的這么多年里，我見過別人很多錯發(fā)的傳真、郵件。因?yàn)槲沂莻€比較講究防錯的人，因此每遇此類問題，必斥責(zé)下屬做事不小心，或者防錯工作做得不夠。
但確如我之前在工作中經(jīng)常給別人說的一樣，錯的現(xiàn)象是一樣的，但其實(shí)背后所產(chǎn)生的原因各有不同。如我本次犯錯，是對設(shè)備的操作了解方法和原理了解的不夠，外加其實(shí)自己并沒有徹底執(zhí)行掃描完立即將文件取下歸檔的動作。固然我也是因?yàn)橛袀€緊急電話，加上正好中午，因此忘了之類的因素，但終究還是我的操作不夠規(guī)范造成的。
不管防任何錯，其核心是一樣的，就是在操作方法和操作流程上，要有能防的住錯，并將其形成一定的制度。但人總歸是人，總會有疏忽大意，忙亂走神的時候，再好的方法和制度，也難以防止一些在新環(huán)境和新條件下可能出現(xiàn)的操作疏漏。
所以，需要我們要有防錯的意識，更要有有錯就改的習(xí)慣和堅(jiān)持。大到大型項(xiàng)目，小到文職操作，一個郵件、一個傳真，都要將防錯意識灌輸進(jìn)去。例如我，過去一直注重生產(chǎn)線上設(shè)備、流程、操作等等的防錯，并沒有太多在意過文職工作中的防錯工作。因?yàn)槲铱傆X得，那是全世界zui簡單的事。
但如今，經(jīng)歷過這地傳錯傳真的事之后，我還需要檢討的是，防錯不僅僅是針對所謂的“大”的工作和事情，也要針對小到一個文件的存放，一個文件題目的命名，日期排列的方式方法和優(yōu)先次序等等。所謂工作無大小，防錯也無大小，更應(yīng)行成一種機(jī)制，滲透在我們工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中才對。
附上我之前總結(jié)過的一些文職工作中防錯的方法：
01 發(fā)郵件總是漏發(fā)附件：寫郵件時，先上傳附件，再寫郵件正題和內(nèi)容；
02 一封郵件涉及太多問題，時間一長跟蹤不了：一封郵件只寫一個主題。
03 存儲文件太多，時間長了找不到：存儲文件時，寫上項(xiàng)目名稱+文件名＋日期。便于電腦自動按照時間排序，且易于在電腦中搜索。例如：XXX廠-接單及交貨統(tǒng)
04 電子版模板多個日期，常常會因?yàn)樽詣由a(chǎn)日期，或者用之前填寫過的改單，日期沒改全：養(yǎng)成填寫完電子版后，從上到下逐一檢查日期和數(shù)字的習(xí)慣；
05 郵件太多了，工作郵件與私人郵件混發(fā)，或發(fā)錯： 工作郵箱與訂閱電子雜志郵箱分開，上班時，只看工作郵箱，從不開私人郵箱，這樣，訂閱郵件來時，不干擾工作。晚上再集中處理私人郵件，查閱訂閱的電子雜志，分類和摘錄資料極其高效。這樣留給同事的印象也好：不在工作時間閱讀與工作無關(guān)的郵件，顯得專業(yè)。
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